eMail-Verschlüsselung und digitale Signatur

eMail-Adressen, eMail-Kontaktformulare, Postfächer des sächsischen "Secure Mail Gateway (SMWG)", Postfächer im Rahmen des "Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches (EGVP)", DE-Mail und Online-Formulare der Stadtverwaltung Zwickau und nachgeordneter Einrichtungen stellen keinen Zugang für elektronisch signierte sowie für verschlüsselte elektronische Dokumente dar, soweit der Zugang für elektronische Dokumente nach §3a VwVfG§36a SGB I§110a OWiG oder §87a AO nicht ausdrücklich in vollem Umfang eröffnet ist.

Inhaltsübersicht:

  1. Allgemeine Informationen
  2. Erklärung zur Zugangseröffnung
  3. zugelassene Verfahren
  4. Auskunft an Behörden

1. Allgemeine Informationen  

Zentraler Ansprechpartner

Die Stadtverwaltung Zwickau ermöglicht Bürgern und Unternehmen den Austausch verschlüsselter und/oder signierter eMails bzw. DE-Mails mit dem „Zentralen Ansprechpartner“ der Stadtverwaltung Zwickau.

Eine direkte Kommunikation mit Mitarbeitern der Stadtverwaltung Zwickau per verschlüsselter und/oder signierter eMail bzw. DE-Mail ist nicht möglich. Die genauen Bedingungen zur Zugangseröffnung werden in der „Erklärung zur Zugangseröffnung“ bekanntgegeben.

Hierzu sind von Ihrer Seite nur einige vorbereitende Schritte durchzuführen. Unter der Rubrik „Hinweise“ finden Sie eine kurze Beschreibung, wie Sie diesen Service möglichst einfach, aber mit höchstmöglicher Sicherheit nutzen können.

Aus technischer Sicht wird innerhalb der Stadtverwaltung Zwickau sowohl der weltweit anerkannte S/MIME Standard zum Schutz von eMails mit vertrauenswürdigen Inhalt samt etwaiger Anlagen (siehe dazu „Erklärung zur Zugangseröffnung“) als auch DE-Mail eingesetzt.

Für die Kommunikation unter Benutzung des S/MIME-Standards ist es notwendig, dass Sie zur sicheren Kommunikation mit der Stadtverwaltung Zwickau ein digitales Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsstelle haben. Die von uns anerkannten Zertifizierungsstellen, deren digitale Zertifikate die Stadtverwaltung Zwickau akzeptiert, finden Sie bei der Bundesnetzagentur.

Für die Nutzung von DE-Mail müssen sie bei einem akkreditierten Anbieter ein DE-Mail-Konto einrichten.

HINWEIS: Über das Kontaktformular ist keine verschlüsselte und/oder signierte Kommunikation mit dem Zenttralen Ansprechpartner möglich!

Rechnungen (Zentrale Rechnungsstelle)

Die Stadtverwaltung Zwickau ermöglicht Unternehmen die Zustellung von Rechnungen, gem §14 UStG i. V. m. der UStDVO i. d. jeweils gültigen Fassung, per eMail (Eine Zusttellung per DE-Mail ist nicht nöglich!).

Die Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes gilt insbesondere als gewährleistet durch

eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder
elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten
Eine Übersendung von Rechnungen ist generell auch unsigniert möglich.

2. Erklärung zur Zugangseröffnung  

Die Stadt Zwickau eröffnet einen sicheren, beschränkten Zugang per eMail für:


1-A) Verfahren der EU-DLR (Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates über Dienstleistungen im Binnenmarkt vom 12. Dezember 2006) - zapzwickaude (Zentraler Ansprechpartner)

nach § 3a VwVfG, beschränkt auf folgende Bedingungen:

  1. Der Zugang erfolgt ausschließlich über die E-Mail-Adresse "zap@zwickaude".
  2. Der Zugang ist auf Verfahren die unter „Liste der zugelassenen Verfahren“ aufgelistet sind, beschränkt.
  3. Verschlüsselung bzw. Signierung erfolgt nur mit dem S/MIME-Standard.
  4. Mit der Zusendung einer eMail an die o.g. Adresse gibt der Absender seine Absender-eMail-Adresse als Zugangseröffnung seinerseits bekannt. An diese Adresse kann die Stadtverwaltung ihrerseits verschlüsselte und/oder signierte eMails rechtswirksam zustellen.
  5. Sollte der Absender über kein eigenes Zertifikat zur Verschlüsselung verfügen, muss er dies bekannt geben. Dann ist eine Antwort über eine verschlüsselte Verbindung nicht möglich.
  6. Die eMail darf insgesamt eine Größe von 20MB nicht übersteigen.
  7. Größere Dokumente sind geeignet aufzuteilen und in getrennten eMails zuzusenden.
  8. Folgende Formate werden als Anhänge zur eMail akzeptiert:
    Textdokumente: TXT-Format(ANSI),PDF-A-Dokumente, PDF-Dokumente bis Version 1.5 (ohne Mediadaten)
    Bilddokumente: TIFF-Format (unkomprimiert),JPG-Formatsonstige Dokumente: nur nach schriftlicher Vereinbarung mit dem Zentralen Ansprechpartner
  9. Generell dürfen die Dokumente keinen ausführbaren Code enthalten (z. B. Makros).
  10. Dokumente die der Schriftform bedürfen sind digital qualifiziert zu signieren (PKCS#7) oder parallel als unterschriebenes Dokument an die Stadtverwaltung zu übersenden (Papier oder soweit zulässig Fax).
  11. Die Mail gilt als zugestellt, wenn sie eine Bestätigungsmail unsererseits erhalten. Bewahren Sie diese als Beweis des Zugangs bitte auf. Ist die Nachricht nicht verarbeitbar, werden Sie vom Empfänger darüber informiert. 

1-B) den Zugang von Rechnungen gem. §14 UStG i. V. m. UstDVO in der jeweils geltenden Fassung - rechnungzwickaude (Zentrale Rechnungsstelle)

Rechnungseingang an: rechnung@zwickaude
beschränkt auf folgende Bedingungen:

  1. Verschlüsselung bzw. Signierung erfolgt nur mit dem S/MIME-Standard.
  2. Mit der Zusendung einer eMail an die o.g. Adresse gibt der Absender seine Absender-eMail-Adresse als Zugangseröffnung seinerseits bekannt. An diese Adresse kann die Stadtverwaltung ihrerseits verschlüsselte und/oder signierte eMails rechtswirksam zustellen.
  3. Die eMail darf insgesamt eine Größe von 20MB nicht übersteigen.
  4. Größere Dokumente sind geeignet aufzuteilen  und in getrennten eMails zuzusenden.
  5. Folgende Formate werden als Anhänge zur eMail akzeptiert: 
    Dokumente: PDF-A-Dokumente, TIFF-Format (unkomprimiert)
    sonstige Dokumente: nur nach schriftlicher Vereinbarung mit dem mit Amt für Finanzen
  6. Generell dürfen die Dokumente keinen ausführbaren Code enthalten (z. B. Makros).
  7. Dokumente die der Schriftform bedürfen sind digital qualifiziert zu signieren (PKCS#7) oder parallel als unterschriebenes Dokument an die Stadtverwaltung zu übersenden (Papier oder soweit zulässig Fax).
  8. Die Mail gilt als zugestellt, wenn sie eine Bestätigungsmail unsererseits erhalten. Bewahren Sie diese als Beweis des Zugangs bitte auf. Ist die Nachricht nicht verarbeitbar, werden Sie vom Empfänger darüber informiert. Bei Rechnungen wird keine Bestätigungsmail versandt.
  9. Zu verwendende Zeichenkodierung: ISO/IEC 8859-1
  10. Die Rechnung kann nur als Attachment (Anhang) zur eMail akzeptiert werden (separates Dokument).

1-C) Verfahren nach Bundesmeldegesetz buergerservicezwickaude (Bürgerservice im Rathaus)

nach § 3a VwVfG, beschränkt auf folgende Bedingungen:

  1. Der Zugang erfolgt ausschließlich über die E-Mail-Adresse "buergerservicezwickaude".
  2. Der Zugang ist auf Verfahren die unter „Liste der zugelassenen Verfahren“ aufgelistet sind, beschränkt.
  3. Verschlüsselung bzw. Signierung erfolgt nur mit dem S/MIME-Standard.
  4. Mit der Zusendung einer eMail an die o.g. Adresse gibt der Absender seine Absender-eMail-Adresse als Zugangseröffnung seinerseits bekannt. An diese Adresse kann die Stadtverwaltung ihrerseits verschlüsselte und/oder signierte eMails rechtswirksam zustellen.
  5. Die eMail darf insgesamt eine Größe von 20MB nicht übersteigen.
  6. Größere Dokumente sind geeignet aufzuteilen (zip-Container) und in getrennten eMails zuzusenden.
  7. Folgende Formate werden als Anhänge zur eMail akzeptiert: 
    Textdokumente: PDF-A-Dokumente, PDF-Dokumente bis Version 1.5 (ohne Mediadaten)
    Bilddokumente: TIFF-Format (unkomprimiert), JPG-Format
    sonstige Dokumente: nur nach schriftlicher Vereinbarung mit dem Bürgerservice
  8. Generell dürfen die Dokumente keinen ausführbaren Code enthalten (z. B. Makros).
  9. Dokumente dürfen in einem ZIP-Container mit Normalkompression verpackt werden. Diese Können Sie auch benutzen um große Dokumente zu teilen.
  10. Dokumente die der Schriftform bedürfen sind digital qualifiziert zu signieren (PKCS#7) oder parallel als unterschriebenes Dokument an die Stadtverwaltung zu übersenden (Papier oder soweit zulässig Fax).
  11. Die Mail gilt als zugestellt, wenn sie eine Bestätigungsmail unsererseits erhalten. Bewahren Sie diese als Beweis des Zugangs bitte auf.
  12. Ist die Nachricht nicht verarbeitbar, werden Sie vom Empfänger darüber informiert.
  13. Bitte verwenden Sie zum verschlüsseln das Zertifikat für den Zentralen Ansprechpartner (ZAP).

Die Stadt Zwickau eröffnet einen sicheren, beschränkten Zugang per DE-Mail für:

2-A) Verwaltungsverfahren nach §9 VwVfG i. V. m. §1 SächsVwVfZG (Zentraler Ansprechpartner)

nach § 3a VwVfG, beschränkt auf folgende Bedingungen:

  1. Gilt nicht für Verfahren nach Abgabenordnung (AO), Sozialgesetzbüchern (SGB), Ordnungswidrigkeitengesetz (OWIG), Baugesetz (BauG), sächsische Bauordnung (SächsBO), Baunutzungsverordnung (BauNVO) und Verfahren bei denen ein persönliches Erscheinen erforderlich ist.
  2. Gilt nicht für privatrechtliche und sonstige Angelegenheiten (z.B. Miet-, Pacht- und Leihverträge, Kaufverträge usw.)
  3. Zugelassen sind nur DE-Mails mit Absenderauthentifizierung (§5 Abs. 5 DE-Mailgesetz). Damit wird ein Schriftformerfordernis erfüllt (Ersatz der qualifizierten elektronischen Signatur).
  4. Mit der Zusendung einer DE-Mail an die DE-Mail-Adresse der Stadt Zwickau, gibt der Absender seine DE-Mail-Adresse als Zugangseröffnung für das jeweilge Verfahren bekannt. An diese Adresse kann die Stadtverwaltung ihrerseits DE-Mails rechtswirksam zustellen.
  5. Folgende Formate werden als Anhänge zur DE-Mail akzeptiert:
    Textdokumente: TXT-Format (ANSI), PDF-A-Dokumente, PDF-Dokumente bis Version 1.5 (ohne Mediadaten)
    Bilddokumente: TIFF-Format (unkomprimiert), JPG-Format
    sonstige Dokumente: nur nach schriftlicher Vereinbarung mit dem Zentralen Ansprechpartner
  6. Generell dürfen die Dokumente keinen ausführbaren Code enthalten (z. B. Makros).
  7. Versenden Sie die DE-Mail als "Einschreiben" um eine Versandbestätigung zu erhalten.
  8. Notwendige Angaben, die in der DE-Mail enthalten sein müssen:
    - Zustellungsfähige Postanschrift des Absenders für das Verfahren
    - Konkrete Bezeichnung des Verfahrens
    - Wenn vorhanden das Aktenzeichen des Verfahrens.
  9. DE-Mails können nicht in Stellvertretung für Andere verwendet werden (Ausnahme: Es liegt eine entsprechende Vollmacht vor.).

3. Liste der Zugelassenen Verfahren  

1-A) EU-DLR: 

Gewerbe anmelden
Gewerbe ummelden
Gewerbe abmelden
Gewerberegisterauskunft erteilen
Reisegewerbekarte erteilen
Sperrzeitverkürzung genehmigen
Tageshändler für Wochenmarkt zulassen.


1-B) Rechnungen

Rechnungen


1-C) Bundesmeldegesetz

Wohnungsgeberbestätigung

2-A) Verwaltungsverfahren nach §9 VwVfG i. V. m. §1 SächsVwVfZG Verwaltungsverfahren nach §9 VwVfG i. V. m. §1 SächsVwVfZG

Alle Verfahren auf öffentlich-rechtlicher Grundlage
Gilt nicht für Verfahren nach Abgabenordnung (AO),
Sozialgesetzbüchern (SGB), Ordnungswidrigkeitengesetz (OWIG).
Baugesetz (BauG), sächsische Bauordnung (SächsBO),
Baunutzungsverordnung (BauNVO), Verfahren bei denén ein persönliches Erscheinen erforderlich ist.
Hinweis: Gilt nicht für privatrechtliche und sonstige Angelegenheiten (z.B. Miet-, Pacht- und Leihverträge, Kaufverträge usw.)


Beachten Sie bitte das für diese Verfahren in der Regel bestimmte Verfahrensvorschriften gelten.

4. Elektronische Auskunft an inländische Behörden

Die Stadt Zwickau kann per Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) an berechtigte inländische Behörden Daten aus dem Melderegister inklusive vorhandenem Lichtbild übermitteln. Mit diesem Verfahren wird gewährleistet, dass die Daten für Dritte nicht einsehbar sind (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Übertragung per OSCI) und der Empfänger/Sender in einfacher Weise identifiziert werden kann.

Bei dem Verfahren handelt es sich nicht um ein automatisiertes Abrufverfahren gem §25 Abs. 2 PAuswG bzw. §22a Abs. 2 PaßG, sondern um eine Übermittlung auf Ersuchen der antragstellenden Behörde.

Rechtsgrundlagen
Gesetz über Personalausweise und den elektronischen Identitäsnachweis (PAuswG)

  • §24 Abs. 2, §24 Abs. 3
  • §25 Abs. 1
  • §12 Abs. 1 S. 3

Paßgesetz (PassG)

  • §22 Abs2, §22 Abs. 3
  • §22a Abs. 1
  • §6a Abs. 1 S. 3

Bundesmeldegesetz (BMG)

  • §34

Voraussetzungen um am Verfahren teilzunehmen

  • Die Behörde verfügt über ein EGVP-Postfach
  • Die Behörde ist registriert unter egvp.de

Verfahrensablauf

Die Auskunft suchende Behörde stellt per EGVP einen Antrag auf Auskunft, der folgenden Mindestanforderungen genügt:

  • Aktenzeichen o. polizeiliche Tagebuchnummer o. ein äquivalentes eindeutiges behördliches Identifikationszeichen
  • Kontaktinformationen des Bearbeiters (Name, Vorname, Dienststellung, Telefon)
  • Familienname, Vorname(n), Geburtsdatum und soweit bekannt, die letzte Anschrift der Person zu der eine Auskunft verlangt wird
  • kurze Begründung des Auskunftsersuchens.

Die Meldebehörde prüft und bearbeitet das Ersuchen und antwortet per EGVP.

Eine Auskunft kann nur erteilt werden, wenn die Person im Melderegister eindeutig identifiziert werden kann. Folgende Daten können übermittelt werden:

  • Ihr Zeichen
  • Unsere Kontaktinformationen
  • Daten zur Person: Familienname, ggf. Geburtsname, Vorname(n), Geburtsdatum, Geburtsort, Passbild, Augenfarbe, Größe, Gültigkeitsdaten und Seriennummer des Personaldokuments sowie Anschriften

Sollte eine Auskunft nicht möglich sein, teilen wir dies mit.

Weitere Hinweise zum Verfahren

  • Das verwendete Zertifikat im EGVP-Postfach sollte nicht selbst erstellt sein. Ggf. Kann der Versand durch uns abgelehnt werden.
  • Mit der Anforderung der Daten erkennt die Behörde die Nutzungsbedingungen der Stadt Zwickau an. Insbesondere zählen dazu die Bedingungen zum Datenschutz.

Datenschutz

  • Die angeforderten Daten dürfen nur zum angegebenen dienstlichen Zweck verwendet werden.
  • Zur Nachvollziehbarkeit des Verfahrens werden die eingehenden und ausgehenden Nachrichten automatisch elektronisch archiviert.
  • Eine Weitergabe der Daten an unberechtigte Dritte ist verboten.
  • Die Daten sind nur in den gesetzlich vorgesehenen Fällen (sicher) aufzubewahren.
  • Eine Übermittlung der Daten außerhalb des EGVP ist nur auf dem Postweg oder per Fax (zu verifizierbaren Faxnummern) möglich.
  • Eine Auskunft an Privatpersonen ist generell ausgeschlossen.

Zuständige Stelle

Zentraler Ansprechpartner

Weitere hier nicht angegebene Auskünfte

Bitte wenden Sie sich an den Zentralen Ansprechpartner. Sie werden an den zuständigen Mitarbeiter weitervermittelt.

Kontakt:

Über das Kontaktformular ist keine verschlüsselte und/oder signierte Kommunikation möglich!

  • Zentraler Ansprechpartner

    Postanschrift

    PF 20 09 33
    08009 Zwickau
    GERMANY

    Besucheradresse

    Bürgerservice im Rathaus

    Kontakt aufnehmen

    Telefonnummer: +49 375 833312
    Fax: +49 375 83948984
  • Zentrale Rechnungsstelle

    Postanschrift

    PF 20 09 33
    08009 Zwickau
    GERMANY

    Besucheradresse

    siehe Amt für Finanzen

    Kontakt aufnehmen

    Telefonnummer: +49 375 832106
    Fax: Rechnungen werden nicht per Fax entgegengenommen

Hinweise & Downloads

Öffenliche Schlüssel der Stadtverwaltung Zwickau

Bitte beachten Sie die Gültigkeit der öffentlichen Schlüssel für den zentralen Ansprechpartner (ZAP) und die Zentrale Rechnungsstelle. Die Schlüssel können nur bis zum Ende der Laufzeit verwendet werden. Danach verschlüsselte Nachrichten sind dann durch den Empfänger nicht mehr lesbar und gelten als nicht empfangen!

DE-Mail-Adresse der Stadtverwaltung Zwickau:

zapzwickau.de-mailde

Unser EGVP-Postfach:
Kommunalverwaltungen SN,
Stadt Zwickau,
Zentraler Ansprechpartner
bitte als "Allgemeine Nachricht senden"
Unser Aktenzeichen: XXX
Das Postfach wird von Mo-Fr täglich geleert. Die Anfragen werden während der üblichen Geschäftszeiten bearbeitet.

Ein EGVP-Postfach für Behörden in Sachsen einrichten:
auf der Website folgenden Link aufrufen:
"Zur Registrierung für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (nur für sächsische Verwaltungsbehörden)"

Ein EGVP-Postfach für Behörden in anderen Bundesländern einrichten:
Bitte wenden Sie sich an Ihre zuständige Landesbehörde.